Convenzione

CRUI (Conferenza dei Rettori delle Universita Italiane) e Fondazione CRUI, nel prosieguo della presente Convenzione insieme indicati, come "CRUI"

CASPUR e CIBER, nel prosieguo della presente Convenzione insieme indicati come "CASPUR"

CILEA e il Comitato Utenti CDL, nel prosieguo della presente Convenzione insieme indicati come "CILEA"

CIPE e il costituendo Consorzio tra le medesime università partecipanti a CIPE, nel prosieguo della presente Convenzione insieme indicati come "CIPE"

Tutti insieme, ai fini della presente Convenzione, indicati come "Parti",

premettono quanto segue

a) Le università italiane hanno grande e vitale necessità di acquistare pubblicazioni e strumenti di conoscenza in qualsiasi forma, essenziali per la ricerca e per lo sviluppo del sapere e per mantenersi al livello dei migliori standard di qualita internazionali;

b) già da tempo le nuove tecnologie rendono disponibili documenti e pubblicazioni attraverso strumenti elettronici, e ciò tanto più spesso e in maniera sempre più rilevante per quanto riguarda le materie scientifiche;

c) i documenti e le pubblicazioni elettronici stanno ovunque soppiantando le opere cartacee e pongono problemi di certa e sicura conservazione;

d) il sistema di vendita di periodici elettronici e di banche dati si è andato nel tempo organizzando in pochi e grandi editori e distributori, soprattutto multinazionali, generando, dal lato dell'offerta, una rete di vendita con forti connotati monopolistici;

e) la scarsissima concorrenza dal lato dell'offerta mette le università in una situazione di grande debolezza commerciale e finisce così per imporre alle università stesse condizioni di acquisto difficilmente negoziabili;

f) per parte sua,l'organizzazione bibliotecaria degli atenei e fortemente diversificata: esistono consorzi e gruppi di acquisto, casi di controllo centralizzato sulle acquisizioni di risorse elettroniche, casi di contratti gestiti dalle strutture universitarie periferiche, sistemi bibliotecari di ateneo (SBA) e semplici biblioteche di dipartimento;

g) le università hanno nel tempo dato vita ad alcuni soggetti in forma consortile o di semplice raggruppamento, originariamente nati come gestori delle risorse comuni di calcolo o come gruppi di acquisto: in particolare "CASPUR", "CILEA" e "CIPE", tra i quali esistono aree di sovrapposizione e forme di collaborazione;

h) CASPUR (Consorzio interuniversitario per le applicazioni di supercalcolo per università e ricerca) e il consorzio creato nel 1992 tra 4 università e che oggi raggruppa 9 atenei del Lazio e della Puglia. Esso ha sede a Roma, gestisce due poli SBN e presta anche servizi, come ad esempio quello di favorire e organizzare l'accesso alle risorse elettroniche;

i)CIBER (Coordinamento interuniversitario basi dati ed editoria in rete) è un Coordinamento interuniversitario costituito nel 1999 dai cinque atenei allora facenti parte del CASPUR ed è finalizzato all'acquisto e alla condivisione in rete di risorse elettroniche bibliografiche e documentarie. Utilizza CASPUR come struttura operativa. Attualmente raggruppa i 5 atenei originari e altri 21 atenei;

j) CILEA (Consorzio interuniversitario lombardo per l'elaborazione automatica) è il consorzio creato nel 1974 tra le università di Milano e di Pavia, con sede a Milano. Attualmente raggruppa 9 atenei lombardi, è polo SBN (Servizio bibliotecario nazionale), presta servizi e acquista risorse elettroniche per i propri associati e per altri enti convenzionati (non solo universitari);

k) il Comitato Utenti CDL è un coordinamento, recentemente istituito, degli utenti del servizio CDL (CILEA Digital Library) che raggruppa ad oggi i 9 atenei consorziati ed altri 15 atenei, 12 Istituti di Ricerca ed altre istituzioni a carattere scientifico (IRCCS, ecc);

I) CIPE (Cooperazione interuniversitaria periodici elettronici) è un'aggregazione costituita nel 1999 da alcuni Sistemi bibliotecari di ateneo con lo scopo di provvedere direttamente agli acquisti di licenze. Raggruppa i Servizi Bibliotecari di Ateneo di 12 Atenei;

m) gli atenei partecipanti a CIPE hanno in via di costituzione un Consorzio avente tra l'altro come scopo lo studio, lo sviluppo e l'erogazione di servizi avanzati per le biblioteche; esso opererà in stretto collegamento con CIPE;

n) la CRUI (Conferenza dei rettori delle università italiane) e organo di rappresentanza delle università e, anche attraverso la Fondazione CRUI, svolge, fra l'altro, attività di servizio a favore e nell'interesse delle università stesse;

o) l'Assemblea della CRUI del 21 luglio 2005 ha ritenuto utile ed opportuno favorire tutte le forme di collaborazione tra i Consorzi e Gruppi di acquisto di cui sopra e dar vita ad un organico e sistematico coordinamento delle politiche di accesso alle risorse elettroniche da parte dei sistemi bibliotecari delle università italiane, nonchè delle attività rivolte al loro acquisto, alla loro diffusione e gestione, alla loro conservazione;

p) "CASPUR", "CILEA", e "CIPE" intendono unire i propri impegni e coordinare le proprie attivita al fine di migliorare tutti le proprie prestazioni nell'interesse delle università ad essi aderenti; a tal fine ritengono utile ed opportuno l'intervento della CRUI quale soggetto rappresentativo di tutte le università italiane e, in quanto tale, "super partes". Tutto ciò anche al fine di dare alle negoziazioni piu significative ed importanti un carattere unitario a livello nazionale;

q) la CRUI recepisce tale intendimento e conviene con tale iniziativa dei consorzi interuniversitari e dei gruppi di acquisto.

Obiettivi della presente Convenzione sono i seguenti:

• coordinare e sviluppare le politiche di accesso alle risorse elettroniche e le politiche di conservazione del materiale documentale, in coerenza e nel rispetto dell'autonomia dei singoli atenei;

• ottimizzare la gestione delle attività degli atenei per quanto riguarda le attività di negoziazione, acquisizione e gestione dei contratti per l'accesso alle risorse elettroniche;

• razionalizzare gli interventi, massimizzando i benefici per le università, diffondendo le informazioni, evitando le duplicazioni e sviluppando nello stesso tempo la tempestività, l'entità e la qualità delle conoscenze;

• coordinare e monitorare le attività di conservazione delle risorse cartacee ed elettroniche;

• razionalizzare e minimizzare i costi per il sistema universitario nazionale.

ARTICOLO 2 (Gruppo di coordinamento)

Entro 20 (venti) giorni dalla firma del presente atto viene costituito il Gruppo di coordinamento per l'accesso alle risorse elettroniche (CARE), piu semplicemente chiamato anche "il Gruppo". Il Gruppo ha il compito di:

• acquisire e organizzare le informazioni relative ai fabbisogni di risorse elettroniche espressi dagli atenei;

• mettere a punto modelli e formule contrattuali di possibile interesse comune e/o per l'acquisto in comune di prodotti;

• organizzare e curare, su mandato delle università, le negoziazioni con gli editori e/o produttori delle "risorse elettroniche", discutendo, valutando e, nei limiti delle proprie funzioni e del mandato ricevuto, assumendo decisioni in merito all'acquisizione delle risorse elettroniche e alla possibilità di accedere alle stesse;

• mettere a punto modelli e formule di possibile ripartizione dei costi tra tutti gli atenei interessati ad operare acquisti in comune con altri;

• fare proposte e/o assumere decisioni in merito alla gestione dei contratti;

• fare proposte e/o assumere decisioni in merito alla conservazione dei testi cartacei, alla loro messa a disposizione degli atenei in caso di necessità, al ribaltamento dei relativi costi;

• fare proposte e/o assumere decisioni per quanto riguarda l'accesso alle risorse informative delle Università, nel quadro di iniziative a livello nazionale e internaziona- le per lo sviluppo di biblioteche digitali pubbliche

• promuovere, sviluppare e mantenere i rapporti e le relazioni con altri Organismi pubblici e privati, nazionali e internazionali, operanti nel settore dell'acquisizione e gestione delle risorse informative elettroniche;

• fare proposte e/o assumere decisioni in merito a qualsiasi altro aspetto coerente con gli obiettivi di cui alla presente Convenzione.

Il Gruppo inoltre terrà sistematicamente informati, attraverso la Commissione Biblioteche CRUI, gli atenei sulle proprie attività e sull'andamento delle negoziazioni.

Nello svolgimento dei propri compiti, il Gruppo terrà conto degli indirizzi espressi dalla CRUI, anche attraverso la Commissione Biblioteche, in particolare in merito alle negoziazioni e ai contenuti dei contratti; a tal fine la CRUI darà apposita direttiva alla propria Commissione Biblioteche di indirizzare al Gruppo tutte le notizie, le informazioni e gli orientamenti che fossero necessari o anche soltanto utili per il raggiungimento degli obiettivi di cui alla presente Convenzione.

Primo importante compito del Gruppo sarà la messa a punto di un Regolamento di organizzazione interna, nonchè di disciplina dei rapporti tra il Gruppo stesso e "CRUI", "CASPUR", "CILEA" e "CIPE".

ARTICOLO 3 (Composizione del Gruppo)

Il Gruppo è costituito da 12 (dodici) membri indicati tre ciascuno da ognuna delle Parti, non oltre 15 (quindici) giorni dalla firma del presente atto. Dei componenti indicati dalla CRUI, uno avrà le funzioni di Presidente del Gruppo, e gli altri due presteranno particolare attenzione agli interessi delle università che non partecipano a nessun gruppo di acquisto.

I Consorzi provvederanno a che due dei tre membri da ciascuno di loro nominati siano designati in rappresentanza delle Università utenti dei servizi. Ove tutti o alcuni dei membri di cui sopra non vengano indicati in tempo, la CRUI provvederà alla loro nomina.

Il Gruppo avrà sede presso la CRUI.

ARTICOLO 4 (Segreteria Organizzativa)

Il Gruppo si avvale delle competenze professionali necessarie per le negoziazioni (amministrativa, legale, commerciale, ecc.) ed in particolare di una Segreteria Organizzativa in grado di svolgere le seguenti funzioni:

• effettuare il censimento dei fabbisogni;

• organizzare la raccolta dei dati e i relativi archivi;

• predisporre documentazioni e informazioni, curare i verbali;

• apprestare la necessaria attivita di supporto per i singoli contratti;

• mantenere i rapporti di qualsiasi tipo con le università;

• mantenere la contabilita e predisporre le eventuali necessarie rendicontazioni;

• effettuare statistiche, modelli, simulazioni;

• svolgere qualsiasi altra attività necessaria o utile al raggiungimento degli obiettivi di cui alla presente Convenzione, secondo quanto indicate dal Gruppo.

La Segreteria Organizzativa fa capo al Gruppo e potrà operativamente essere allocata presso sedi universitarie, anche per particolari attivita.

Le spese e gli oneri economici necessari per attivare e mantenere in attivita la Segreteria saranno a carico, in parti uguali, di "CASPUR", "CILEA" e "CIPE".

ARTICOLO 5 (Ruolo delle parti)

"CASPUR", "CILEA" e "CIPE" metteranno a disposizione del Gruppo tutte le informazioni e tutta la documentazione relativa all'acquisizione di risorse elettroniche per le Università di cui dispongono e di cui anche in seguito verranno a disporre.

"CASPUR", "CILEA" e "CIPE" metteranno altresì a disposizione del Gruppo tutta la propria esperienza ed il proprio sapere in materia, impegnandosi a rispettare quanto nel Gruppo stesso verrà deciso, nell'ambito delle sue competenze.

"CRUI" metterà a disposizione del Gruppo la propria esperienza e la propria struttura organizzativa per assicurare il fattivo coinvolgimento degli atenei. Metteranno altresì a disposizione del Gruppo tutte le informazioni in materia di acquisizione di risorse elettroniche di cui dovesse disporre, nonche le capacità professionali dei propri uffici.

La CRUI inoltre, su richiesta del Gruppo e nei limiti di un precise mandato delle università interessate, potra sottoscrivere accordi e contratti quadro.

ARTICOLO 6 (Durata)

La presente Convenzione ha carattere sperimentale e dura tre anni. Entro 4 (quattro) mesi dalla scadenza il Gruppo predisporrà una dettagliata relazione e formulerà proposte che verranno sottoposte alle parti della presente Convenzione.