Regolamento

REGOLAMENTO DI FUNZIONAMENTO INTERNO

1. Premessa
Il Gruppo di Coordinamento per l’accesso alle risorse elettroniche (CARE) (di seguito “Gruppo”) è stato istituito mediante convenzione (di seguito “Convenzione”) sottoscritta in data 25 novembre 2005 tra

- la Conferenza dei Rettori delle Università Italiane (CRUI) - Fondazione CRUI (di seguito "CRUI")

- il Consorzio CASPUR

- il consorzio CILEA

- il coordinamento utenti CIBER (rappresentato da CASPUR)

- il comitato utenti CILEA (rappresentato da CILEA)

- l’associazione CIPE.

La Convenzione ha carattere sperimentale e dura tre anni.

Il presente Regolamento determina le modalità di funzionamento del Gruppo, in coerenza con quanto stabilito nella Convenzione.

2. Scopi e funzioni

Gli scopi del Gruppo sono quelli elencati all’art. 1 della Convenzione. Le competenze del Gruppo sono quelle elencate all’art. 2 della Convenzione. Nello svolgimento dei suoi compiti il Gruppo terrà conto degli indirizzi espressi dalla CRUI, anche attraverso la Commissione Biblioteche, in particolare in merito ai negoziati per le licenze e ai contenuti dei contratti.

3. Composizione

Come stabilito nella Convenzione, fanno parte del Gruppo un componente per ciascun Consorzio, due componenti per ognuno dei coordinamenti di utenti e tre componenti designati dalla CRUI, tra i quali il Presidente.

4. Funzioni del Presidente

Il Presidente formula l’ordine del giorno, convoca le riunioni, le presiede. Rappresenta il Gruppo nei rapporti con la CRUI, con i Consorzi e con i terzi; può delegare l’esercizio di tali funzioni, limitatamente a questioni specifiche, a componenti del Gruppo. In caso di assenza o impedimento del Presidente le sue funzioni sono assunte dal componente più anziano tra quelli designati dalla CRUI.

5. Convocazione

Le riunioni ordinarie sono convocate secondo un calendario annuale e confermate con adeguato anticipo. Riunioni straordinarie possono essere convocate con almeno una settimana di anticipo, salvo casi di particolare urgenza. L’ordine del giorno è trasmesso almeno tre giorni prima della riunione, salvo per le riunioni straordinarie limitatamente ai casi di particolare urgenza. Il Presidente convoca altresì il Gruppo su richiesta di almeno tre suoi componenti ponendo all’ordine del giorno gli argomenti da essi indicati, entro tre settimane dalla richiesta.

6. Riunioni

Le riunioni hanno luogo di norma presso la CRUI, e sono valide con la presenza di almeno la metà dei componenti il Gruppo. Possono essere tenute riunioni per via telematica o telefonica. Possono partecipare alle riunioni, con il consenso del Presidente e senza diritto di voto, funzionari CRUI e personale della Segreteria Organizzativa. Il Presidente può invitare alle riunioni esperti il cui contributo sia utile alle delibera-zioni, per specifici argomenti all’ordine del giorno e senza diritto di voto.

7. Deliberazioni

Le deliberazioni sono approvate a maggioranza dei presenti; in caso di parità prevale il voto del Presidente.

8. Organizzazione dei lavori

Nell’ambito delle sua competenze il Gruppo può affidare specifici incarichi, lo studio di particolari problemi e l’istruzione delle relative deliberazioni a singoli suoi componenti o a commissioni ristrette, designandone il responsabile. Le attività relative saranno svolte con la collaborazione di persone esterne al Gruppo, ove opportuno. Documenti e proposte saranno trasmessi ai componenti del Gruppo con ragionevole anticipo rispetto alla data stabilita per la discussione.

9. Comunicazioni

Per le comunicazioni al suo interno, il Gruppo utilizza il formato elettronico e la trasmissione via internet. Le deliberazioni del Gruppo e i verbali delle riunioni sono trasmessi alla CRUI e al Presidente della Commissione CRUI per le Biblioteche di Ateneo. Il Gruppo curerà inoltre la diffusione e la trasmissione alle università delle informazioni sulle questioni di loro interesse e potrà mantenere un rapporto diretto con i Delegati Rettorali alle Biblioteche, con i Sistemi bibliotecari e con gli altri soggetti interessati, in particolare con riferimento alle trattative per l’acquisizione di risorse informative elettroniche. Al termine del primo e del secondo anno dalla sua effettiva entrata in funzione, il Gruppo trasmetterà una relazione sulla sua attività al Presidente della Commissione Biblioteche CRUI. Entro il 31 dicembre 2008 il Gruppo predisporrà una relazione finale e formulerà proposte alle parti firmatarie della Convenzione, secondo quanto previsto nella Convenzione istitutiva.

10. Verbale

Delle riunioni è redatto a cura del Segretario un sintetico verbale. Nel verbale sono riportati l’OdG, i nomi dei presenti, le comunicazioni, i risultati delle votazioni e le deliberazioni relative, oltre alle dichiarazioni dei componenti che ne facciano richiesta e ne consegnino immediatamente il testo. Il verbale è approvato nella seduta successiva, oppure immediatamente quando vi siano motivi di urgenza. Il Presidente stabilisce quali argomenti e quali parti del Verbale debbano rimanere riservate e a quale livello. Le funzioni di Segretario sono svolte dal personale degli uffici CRUI; in mancanza, del personale della Segreteria Organizzativa o dal componente più giovane del Gruppo.

11. Modifiche al Regolamento

Il presente Regolamento può essere modificato con l’approvazione della maggioranza di ciascuna delle componenti del Gruppo (Consorzi e membri designati dalla CRUI).